PO ออกแล้วต้องติดตามอะไรบ้าง?

ขั้นตอนสำคัญของงานจัดซื้อก่อสร้าง ตั้งแต่สั่งซื้อจนของถึงหน้างาน 🏗️

หลายคนเข้าใจว่า เมื่อฝ่ายจัดซื้อออก PO (Purchase Order) และส่งให้ Supplier แล้ว งานจัดซื้อก็จบลง

แต่สำหรับงานก่อสร้าง…

PO ออก = งานเพิ่งเข้าสู่ช่วงที่ต้อง “ติดตาม” อย่างจริงจัง

เพราะต่อให้สั่งซื้อถูกต้อง หากของมาถึงหน้างานไม่ทันเวลา ผิดสเปก หรือส่งไม่ครบ ก็สามารถกระทบแผนงานและต้นทุนของโครงการได้

มาดูกันว่า หลังออก PO แล้ว ฝ่ายจัดซื้อควรติดตามอะไรบ้าง

01 | Supplier รับ PO แล้วหรือยัง?

หลังส่ง PO สิ่งแรกที่ต้องเช็กคือ

Supplier ได้รับและยืนยัน PO แล้วหรือยัง?

ไม่ควรส่งเอกสารแล้วรออย่างเดียว เพราะบางครั้งอาจเกิดปัญหา เช่น

Supplier ไม่ได้รับเอกสาร

อีเมลตกหล่น

ผู้รับผิดชอบไม่อยู่

ราคาหรือรายละเอียดใน PO ไม่ตรงกับที่ตกลงกัน

จึงควรให้ Supplier ยืนยันการรับ PO และยืนยันรายละเอียดการสั่งซื้อกลับมา

02 | เช็กกำหนดส่งของให้ชัดเจน

หลังจาก Supplier ยืนยัน PO แล้ว ต้องถามต่อว่า

“ของพร้อมส่งวันไหน?”

ควรระบุวันที่ให้ชัดเจน ไม่ควรใช้เพียงคำว่า

❌ ส่งประมาณสัปดาห์หน้า
❌ น่าจะได้เร็ว ๆ นี้
❌ เดี๋ยวแจ้งอีกที

เพราะสำหรับหน้างาน วันที่ส่งของมีผลต่อการวางแผนงานโดยตรง

ควรได้ข้อมูลที่ชัดเจน เช่น

ผลิตเสร็จวันที่ 10 → นัดส่งวันที่ 12 → ของเข้าหน้างานวันที่ 12

03 | ตรวจสอบ Lead Time อีกครั้ง

โดยเฉพาะวัสดุที่เป็นงานสั่งผลิตหรือสินค้าที่ไม่มีสต็อก

ฝ่ายจัดซื้อควรติดตามว่า Supplier อยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว

รับออเดอร์ → สั่งผลิต → ผลิตเสร็จ → ตรวจสินค้า → เตรียมส่ง → จัดส่ง

หากพบว่างานผลิตล่าช้า ควรรีบแจ้งผู้เกี่ยวข้องทันที

อย่ารอจนถึงวันที่ต้องใช้ของแล้วค่อยถามว่า

“ของถึงไหนแล้วคะ?”

04 | ก่อนส่งของ ต้องเช็กอะไร?

ก่อนให้ Supplier นำของเข้าหน้างาน ควรยืนยันข้อมูลอีกครั้ง เช่น

📌 จำนวนสินค้า
📌 รุ่น / ขนาด / สี
📌 สเปก
📌 สถานที่จัดส่ง
📌 วันที่และเวลาส่ง
📌 ชื่อผู้รับของ
📌 ช่องทางติดต่อหน้างาน
📌 เงื่อนไขการขนส่ง

โดยเฉพาะงานก่อสร้างที่มีหลายโครงการ

ต้องระวังเรื่อง “ส่งผิดไซต์”

เพราะถ้าของไปผิดโครงการ นอกจากเสียเวลาแล้ว ยังอาจมีค่าขนส่งเพิ่มเติมอีกด้วย

05 | ประสานหน้างานก่อนของเข้า

การส่งของไม่ได้มีแค่ Supplier กับฝ่ายจัดซื้อ

แต่ต้องประสานกับ หน้างาน ด้วย

ควรแจ้งหน้างานล่วงหน้าว่า

“Supplier จะนำวัสดุเข้าวันที่… เวลา… จำนวน… รายการ…”

เพื่อให้หน้างานเตรียมพื้นที่รับของ คนลงของ หรืออุปกรณ์ที่จำเป็นไว้ล่วงหน้า

เพราะบางวัสดุมีขนาดใหญ่หรือมีน้ำหนักมาก หากไม่มีคนรับหรือไม่มีพื้นที่จัดเก็บ อาจเกิดปัญหาทันทีเมื่อรถมาถึง

06 | ติดตามสถานะในวันจัดส่ง

ถึงวันส่งของแล้ว อย่าคิดว่า “Supplier ส่งแล้ว = จบ”

ควรติดตามสถานะว่า

รถออกหรือยัง → อยู่ระหว่างเดินทาง → ถึงหน้างานหรือยัง → รับของเรียบร้อยหรือไม่

สำหรับวัสดุที่สำคัญต่อแผนงาน อาจต้องติดตามแบบ Real-time โดยเฉพาะหากมีการนัดส่งช่วงเวลาที่จำกัด

07 | ของถึงแล้ว ต้องตรวจรับ

เมื่อของถึงหน้างาน ต้องตรวจสอบว่า

ของที่มาถึง = ของที่สั่ง

หรือไม่

เช็กอย่างน้อย 4 เรื่อง

จำนวน

ส่งครบหรือไม่?

สเปก

ตรงตาม PO หรือไม่?

สภาพสินค้า

มีแตก หัก ชำรุด หรือเสียหายหรือไม่?

เอกสาร

ใบส่งของและเอกสารที่เกี่ยวข้องครบหรือไม่?

หากพบปัญหา ควรบันทึกและแจ้ง Supplier ทันที เพื่อให้แก้ไขได้เร็วที่สุด

🔄 สรุป Flow หลังออก PO

PO ออก
↓
Supplier ยืนยัน PO
↓
ยืนยันราคา / สเปก / จำนวน
↓
ยืนยัน Lead Time
↓
ติดตามสถานะการผลิต / เตรียมสินค้า
↓
นัดวันและเวลาจัดส่ง
↓
ประสานหน้างาน
↓
ติดตามรถ / การจัดส่ง
↓
ของถึงหน้างาน
↓
ตรวจรับสินค้า
↓
เอกสารครบ
↓

✅ ปิดงานจัดซื้อรายการนั้น

💡 เทคนิคเล็ก ๆ สำหรับคนจัดซื้อ

อย่ารอให้ถึงกำหนดส่งแล้วค่อยตาม

ถ้าวัสดุสำคัญมาก ควรมี PO Tracking สำหรับติดตามสถานะ
เพียงแค่มีตารางติดตามที่อัปเดตอยู่เสมอ ก็ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อเห็นล่วงหน้าว่า

รายการไหนกำลังจะถึงกำหนด
รายการไหนเสี่ยงล่าช้า
และรายการไหนต้องรีบประสานงาน

เพราะสุดท้ายแล้ว…

“หน้าที่ของจัดซื้อไม่ได้จบตอนออก PO แต่จบเมื่อของถูกต้อง ถึงหน้างาน และพร้อมใช้งานตามแผน” 🏗️